Wie erfolgreiches Recruiting gelingt – auch in schwierigen Zeiten

Auch schon vor der Corona-Pandemie haben die Medien viel über den Fachkräftemangel berichtet. Und Recruiting-Verantwortliche hatten in Sachen Personalbeschaffung einiges zu tun, um sich gegenüber den Mitbewerbern bei der Einstellung von hochqualifizierten Talenten durchzusetzen. Seit COVID-19 den physischen Kontakt eine Zeit lang nahezu zum Erliegen gebracht hat, hat sich die Situation in der Talent Acquisition (TA) noch mehr zugespitzt. „In der derzeitigen Situation ringt die deutsche Wirtschaft mit den Auswirkungen der Corona-Krise. Da aber die Personalsuche auch in Zeiten von COVID-19 nicht einfach zum Stillstand kommen konnte, mussten Personaler aller Branchen und Unternehmensformen auf digitale Formen der Kommunikation ausweichen“ (Quelle: https://www.heilbronn.dhbw.de/de/news/beitrag/neue-hr-studie-recruiting-in-zeiten-von-corona.html), heißt es in einem Text zur qualitativen HR-Studie von Studiendekan Prof. Dr. Thomas Batz und Prof. Dr. Thorsten Krings von der DHBW Heilbronn. Das bedeutet, dass Unternehmen und deren Recruiting-Teams mit einer neuen Situation konfrontiert waren und zudem für sie teilweise neue Conferencing-Technologie etc. einsetzen mussten. Die Anschaffung solcher Technologien sowie die Erarbeitung entsprechender Strategien sind aber ad hoc nicht immer möglich. Recruiting-Erfolg ist dennoch zu erreichen: Bei der Optimierung und Anpassung der Recruiting-Strategie kann ein Recruitment Process Outsourcing (RPO)-Partner, wie etwa Cielo, Unternehmen unterstützend zur Seite stehen, indem Expertise, neueste Technologien und dedizierte Teams bereitgestellt werden. Viele Unternehmen haben bereits den Wert eines solchen Partners erkannt. So setzen Organisationen wie Fresenius oder Sanofi erfolgreich auf RPO und erhalten dadurch einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil, wenn es um die Einstellung potenzieller Mitarbeiter*innen geht.

RPO: Eine Partnerschaft, die für erfolgreiche Personalbeschaffung steht

RPO-Services werden nicht eingesetzt, um interne Recruiting-Teams durch einen externen Anbieter zu ersetzen. Der Einsatz von RPO bedeutet viel mehr eine Entlastung für Human Resources (HR)-Verantwortliche. RPO steht für eine Partnerschaft zwischen zwei Organisationen, die auf gegenseitigem Vertrauen basiert und gestärkt wird durch gemeinsame Ziele, Transparenz, Zusammenarbeit und gute Recruiting-Ergebnisse. Unternehmen holen sich so Kenntnisse und Kompetenzen ein, um bestehende Ressourcen zu schonen und HR-Mitarbeitern zusätzliche Arbeit abzunehmen. Unternehmen sollten ihren RPO-Partner entsprechend sorgfältig auswählen, so dass Mindset und Kultur der beiden Unternehmen übereinstimmt und bestmögliche Ergebnisse erzielt werden.

1. Erfolg durch Beratung und eine langfristige Partnerschaft

RPO-Anbieter beginnen in der Zusammenarbeit mit Unternehmen mit einer Bestandsaufnahme und einem umfassenden Consulting. Sie gehen dabei praxisorientiert vor und empfehlen maßgeschneiderte Lösungen. Allerdings ist es damit nicht getan: Die Zusammenarbeit mit einem RPO-Anbieter ist nur dann erfolgreich, wenn sie langfristig ausgelegt ist und das jeweilige RPO-Team sich vollständig in den Kunden hineinversetzen und mit ihm identifizieren kann. Diesem Engagement entspringt ein qualitativ hochwertiges Recruiting, das Kandidat*innen begeistert.

2. Entwicklung einer Talent-Pipeline

So arbeitet das RPO-Team eng mit den TA-Verantwortlichen zusammen, um die benötigten Kernkompetenzen der potenziellen Mitarbeiter*innen zu definieren, damit der Aufbau eines Talent-Pools an geeigneten hochqualifizierten Kandidat*innen erfolgen kann. Um diesen zusammenzustellen, widmet sich das RPO-Team der Suche sowohl nach passiven Kandidat*innen (die derzeit keine neue Stelle suchen) als auch nach aktiven Bewerber*innen.

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3. Kontakt und Employer Branding: Die richtige Präsentation der Arbeitgebermarke

Potenzielle Kandidat*innen werden über soziale Medien, Anrufe, E-Mails und andere Kanäle angesprochen. Der Kontakt dient dazu, das Interesse der möglichen zukünftigen Mitarbeiter*innen aufrecht zu erhalten, ohne sie jedoch durch zu viele Nachrichten zu verärgern. Wichtig dabei ist die Einbindung der Personalverantwortlichen im Unternehmen. Denn es bedarf eines nachhaltigen Kommunikationsplans und eines regelmäßigen Austauschs aller Recruiting-Beteiligten, um auf dieselben Ziele hinarbeiten. Vor allem Employer Branding spielt hierbei eine entscheidende Rolle. Denn die Art, wie sich Unternehmen positionierten, ist wichtig, um zu erreichen, dass sich geeignete Bewerber*innen angesprochen fühlen und sich diese mit dem potenziellen Arbeitgeber identifizieren können.

4. Vorstellungsgespräch – aber effizient

Die eigentlichen Vorstellungsgespräche mit den Kandidat*innen geben Klarheit über deren Fähigkeiten, Persönlichkeit, Vorstellungen und Motivation. RPO-Partner können Recruiting-Verantwortliche in diesem Schritt des Recruiting-Prozesses durch die gezielte Einladung der bestmöglichen Kandidat*innen unterstützen und den Personalverantwortlichen somit Zeit sparen. Dies geschieht, indem das RPO-Team den Talent-Pool durch die Entwicklung und Verwaltung von Kompetenzbewertungen weiter eingrenzt. Das Team liefert zudem relevante Informationen vor den Gesprächen sowie ein aussagekräftiges Feedback im Anschluss. Dies führt zu einer positiven Erfahrung − sowohl für die Kandidat*innen als auch für die Recruiting-Verantwortlichen.

5. Screenings und Einstellung

Stehen die neuen Mitarbeitenden fest und sollen eingestellt werden, übernimmt das RPO-Team oftmals die Aufgabe, den Kandidat*innen ein Angebot zu unterbreiten. Des Weiteren sorgt es durch die Optimierung des Prozesses sowohl dafür, dass die Candidate Experience der potenziellen Mitarbeiter*innen positiv ausfällt als auch, dass alle notwendigen Checks und Screenings vor dem Starttermin der Kandidat*innen abgeschlossen sind. Zudem beantwortet der RPO-Partner alle offenen Fragen des neuen Mitarbeitenden. Dies ermöglicht einen reibungslosen Ablauf bei Arbeitsbeginn.

6. Optimierung des Recruiting-Prozesses

Durch die erstgenannten Schritte, die der RPO-Partner unterstützend begleitet, kann der Recruitings-Prozess optimal gestaltet werden. Unternehmen erhalten dadurch enorme Vorteile:

• Qualität: RPO-Anbieter investieren permanent in die Aus- und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter*innen, so dass diese stets auf dem neuesten Stand sind, was Recruiting-Prozesse und Technologien angeht. Zudem verfügen sie über umfassende Branchenkenntnisse, die sie bei der Arbeit für Unternehmen einbringen. Auch unterstützen die RPO-Partner Personalverantwortliche, indem sie ihnen u.a. volle Transparenz bieten und regelmäßige Berichte liefern.

• Zeit: Je länger eine Position vakant ist, desto mehr büßen Unternehmen an Produktivität ein und verlieren im schlimmsten Fall Umsatz. Die Einstellungszeit durch eingebrachte Branchenkenntnisse, Technologie und Know-how zu verkürzen, hilft jedoch dabei, den Erfolg von Unternehmen zu steigern.

• Kosten: TA-Kosten setzen sich in der Regel aus Kosten für das Recruiting-Team, Agenturgebühren, eingesetzte Zeit und Gehalt des Personalleiters für die Bearbeitung von Stellenausschreibungen und Vorstellungsgesprächen, Technologiekosten sowie etwaige Reise- und Unterbringungskosten der Kandidat*innen zusammen. Der Einsatz von RPO-Services birgt hinsichtlich der genannten Punkte ein enormes Einsparungspotenzial. Einsparungen von 20 bis 30 Prozent sind dabei nicht unrealistisch. Die weniger unmittelbaren Vorteile, wie verbesserte Einstellungszyklen, geringere Fluktuation der Mitarbeiter*innen sowie die Auswahl der bestmöglichen Kandidat*innen sind ebenso wertvoll.

• Agilität: Für eine erfolgreiche Personalbeschaffung ist es entscheidend, schnell auf geschäftliche Anforderungen reagieren zu können. Mit einem RPO-Partner sind Unternehmen in der Lage, ihr Recruiting-Team zu vergrößern oder zu verkleinern, ohne Mitarbeiter*innen einzustellen oder abbauen zu müssen. Der Einsatz von RPO bietet hier Skalierbarkeit und Flexibilität.

• Innovation: Der Recruiting-Prozess gerät möglicherweise ins Stocken, wenn sich TA-Teams in neue, moderne Technologien einarbeiten müssen. RPO-Anbieter stellen Unternehmen Teams zur Seite, die sich mit innovativen Technologien auskennen und TA-Verantwortliche bei der Einführung in solche unterstützen können.

Fazit: RPO-Anbieter – Partner für alle Fälle

Durch die Digitalisierung und permanent neue Kommunikationskanäle gestaltet sich das Recruiting für Unternehmen bereits als Herausforderung. Kommen dazu noch weltweite Krisen, ist es fast unmöglich, den benötigten Fokus auf das oftmals geschäftsentscheidende Thema Recruiting zu legen. Eine RPO-Partnerschaft schafft hier Abhilfe und ermöglicht es Unternehmen so, sich Recruiting-Herausforderungen zu stellen und sich bei der Personalbeschaffung gegenüber den Mitbewerbern durchzusetzen. So unterstützt der passende RPO-Partner Unternehmen dabei, Geschäftsziele zu erreichen sowie das Wachstum zu steigern.

zum Autor:

Klaus Töpfer ist Vice President of Business Development bei Cielo. Er verfügt über mehr als 20 Jahre Berufserfahrung im Bereich Recruiting und entwickelte dank seiner Tätigkeit für verschiedene Unternehmen, wie access, Booz & Company und KellyOCG, ein fundiertes Wissen u.a. im Bereich Talent Acquisition, Employer Branding und Personalwesen.

Klaus Toepfer