Neues Jahr, gute Vorsätze. Und wie jedes Jahr gehen die Meinungen auseinander, ob das eine gute Idee ist oder man es direkt besser sein lassen sollte. Als Privatmensch ranken sich die guten Vorsätze ja meist um die Themen Zeit, Gesundheit, Figur, Karriere oder ähnliches, wie zum Beispiel die obigen Umfrageergebnisse zeigen.
Aber auch Unternehmen starten zu Jahresbeginn gerne so richtig durch: Jahresauftaktveranstaltungen, Mitarbeiterversammlungen, Zielvereinbarungs-/ Entwicklungs- und Gehaltsanpassungsgespräche haben aktuell Hochkonjunktur und mit einem frischen Budget lassen sich manche Ideen nun angehen, für die im alten Jahr kein Geld mehr da war.
Und dann kommt, was kommen muss – meist schneller als man denkt. Die guten Vorsätze gehen nach und nach den Bach runter. Ein schönes Beispiel aus der realen Unternehmenswelt aus 2016 dazu.
Das waren die guten Vorsätze und dann passierte Folgendes: die Umsetzung erfolgte halbherzig, der Projektplan geriet schnell ins Straucheln, die Teilprojekte zur Optimierung des Recruitings wurden bis auf eines nicht wie geplant bis zum Jahresende abgeschlossen. Kennen Sie? Glaube ich direkt, denn so etwas passiert nicht nur in diesem Beispielunternehmen.
Gründe für die verzögerte Umsetzung
Schauen wir uns die Gründe mal etwas genauer an, warum die Umsetzung der guten Optimierungsvorsätze (bisher) stockt:
Die unternehmerische Entscheidung für eine umfassende Umstrukturierung fiel für die Projektmitarbeiter quasi vom Himmel und wurde mit höchster Priorität in das Unternehmen hineingetrieben; andere Vorhaben mussten hintenangestellt werden; welche inhaltlichen Auswirkungen die Vorstandsentscheidung für die Umsetzung der Recruiting-Optimierung hat, wird sich erst nach und nach zeigen. Eine inhaltliche Überschneidung mit einem aus der Umstrukturierung sich ergebenden Personalentwicklungsprojekt führte bereits zu ersten Doppelarbeiten und Reibungsverlusten.
In einigen Teilprojekten des Optimierungsprojektes sind weitere Schritte erst nach Zustimmung zu Entscheidungsvorlagen und Bereitstellung von Budget möglich. Die zuständigen Entscheider zögern aber die Entscheidungen hinaus, Nachfragen bleiben unbeantwortet, vereinbarte Gesprächstermine werden immer wieder abgesagt.
In anderen Teilprojekten bedarf es der Zusammenarbeit mit Fachabteilungen außerhalb des Personalbereiches. Diese lassen sich die Vorhaben zwar gerne erklären, bestehen aber auf eine Umsetzung nach ihren Spielregeln und dann, wenn sie Zeit dazu haben. In einzelnen Punkten werden auch Bedenken in der Umsetzbarkeit angemeldet.
Im Projektmanagement werden die Zeit- und Projektpläne soweit möglich an die neuen Gegebenheiten angepasst; aber kaum einer der Projektmitarbeiter schaut darauf. Alle arbeiten vor sich hin, Mails werden hin und her geschickt, miteinander gesprochen wird aufgrund mangelnder Zeit wenig. Finden gemeinsame Termine statt, mangelt es an Termindisziplin sowie der erforderlichen Vorbereitung.
Vorsätze: Ansatzpunkte zum Bessermachen
Damit es mit den guten Vorsätzen zum neuen Jahr klappt, gibt es eine Vielzahl von Tipps, wie die Ziele doch erreicht werden können. Diese könnten auch bei Projekten helfen.
- Konkrete Ziele und Schritte zur Zielerreichung festlegen
- Realistische Zeitplanung vornehmen
- Risiken und Verzögerungspotenziale erkennen und möglichst ausschalten
- Sozialen Rückhalt organisieren, Verbündete suchen
- Gewohnheiten organisieren
- Sich Belohnungen für die Erreichung von (Zwischen-) Zielen erlauben
Übertragen auf unseren Fall hätte die fehlende Realisierung der ursprünglichen guten Vorsätze einer Optimierung des Recruitingprozesses besser erreicht werden können, wenn z. B.
- der Projektplan nicht nur vom Projektmanagement aufgesetzt, sondern im Projektteam gemeinsam abgestimmt worden wäre
- bei der Zeit-/Resourcenplanung nicht nur der Zeitbedarf für die Umsetzung der geplanten Maßnahmen beachtet worden wäre, sondern auch der Zeitbedarf für das Tagesgeschäft und andere bekannte Projekte realistisch geschätzt sowie Erfahrungswerte zu Urlaubs- und Krankheitszeiten in der Umsetzungsphase besser berücksichtigt worden wären.
- man entweder mit den Entscheidern größere Handlungsspielräume vereinbart hätte oder feste Jour Fix-Termine verabredet hätte, um über den Arbeitsfortschritt und notwendige Entscheidungen direkt face-to-face zu sprechen.
- Vertreter angrenzender Abteilungen von Beginn an in das Projekt einbezogen worden wären. So hätte deren Expertise direkt einfließen und zeitliche Restriktionen auf deren Seite von Beginn an mit eingeplant werden können.
- Promotoren für die Optimierung des Recruitings unter den Führungskräften, Entscheidern auf oberster Ebene oder auch Arbeitnehmervertretern identifiziert und die Kommunikation mit ihnen gepflegt worden wäre. Dann kommt der Umsetzungsdruck nicht nur aus Reihen des Projektteams, sondern auch von anderer Seite.
- das Projektteam sich regelmäßig zu vorher festgelegten Terminen treffen würde und Spielregeln für diese Zusammenkünfte definiert hätte. So könnten alle Projektmitglieder diese Zeitfenster in ihre persönliche Zeitplanung einbinden und der Ablauf würde zur Routine.
- Etappenziele erkennbar wertgeschätzt werden, z.B. durch einen Kuchen o.ä. beim nächsten Projekttreffen oder einen Beitrag in der Mitarbeiterzeitung/im Intranet dazu.
Wir werden die Umsetzung in unserem Beispiel-Unternehmen weiter beobachten und diese Hinweise dort auch platzieren. Und dann schauen wir mal, wie sich das auf die Fortsetzung der Optimierungen im Recruiting in 2017 auswirken wird. Oder ob wir gegen Ende des Jahres ähnlich wie Henner Knabenreich festhalten müssen: Und täglich grüßt das Murmeltier – eigentlich ist klar, was gemacht werden müsste, aber irgendwie macht´s keiner.
* Auch wenn wir zu Gunsten der Lesbarkeit auf die gleichzeitige Nutzung aller Genderformen verzichten, meinen wir immer alle Geschlechter.
