Das Arbeiten im Recruiting gleicht oft einem Drahtseilakt. Zwischen Ansprache von Bewerbenden und zu bearbeitenden Bewerbungen, vielen internen Abstimmungen und Anforderungen von Hiring Managern und Kandidaten wächst der Aufwand fürs operative Recruiting und es bleibt häufig wenig Zeit für strategisch ebenso notwendige Arbeit. Aber wo genau liegen die größten Zeitfresser? Wir gehen ihnen in diesem Blog-Beitrag auf die Spur. Gehe mit!
Der Recruiter-Workload steigt zunehmend
Recruiter fühlen sich zunehmend unter Druck , was auch folgende aktuellen Umfrage-Ergebnisse widerspiegeln:
Viele Recruiter tun sich schwer damit, manche sprechen sogar von dem Risiko eines Recruiter Burnouts. Die Gründe: im Einzelfall vielfältig. Die Folgen: Die einen Recruiter werfen hin, wechseln den Job, reduzieren auf Teilzeit oder gehen zum Quiet Quitting über.
Und andere Recruiter fragen sich, was sie aktiv tun und wo sie ansetzen können, um wieder mehr Luft zu bekommen und den Workload zu reduzieren. Bevor man aber diese Frage beantworten und entscheiden kann, mit welchen Maßnahmen man sich kurz-, mittel- und längerfristig Freiräume verschaffen kann, muss man den Ursachen auf den Grund gehen, die den Recruiting-Alltag so anstrengend machen. Und genau das machen wir jetzt.
7 typische Ursachen für hohen Workload im Recruiting
Durch unsere Tätigkeiten als Recruiting Mentoren und Recruiting Service Partner sind wir laufend in engem Kontakt mit Recruitern und HR’lern mit Recruitingaufgaben. Und damit ganz nah dran an deren Pain Points im Recruiting-Alltag. Wir haben gefragt und zugehört (ohne Anspruch auf Repräsentativität) und haben diese 7 typische Ursachen identifiziert:
1 | Immenser Besetzungsdruck
Viele Stellen lassen sich nur schwer besetzen. Die durchschnittliche Vakanzzeit liegt inzwischen bei ca. 5,5 Monaten, bedingt durch Fachkräftemangel einerseits und arbeitgeberseitigen Gründen andererseits.
Die Deadlines zur Stellenbesetzung werden immer kürzer. Einerseits erhöht eine hohe Wechselbereitschaft unter Arbeitnehmern – ob grundsätzlich zufrieden oder unzufrieden mit dem aktuellen Job – die Fluktuation und den kurzfristigen Ersatzbedarf. Andererseits machen Hiring Manager schon lange keine langfristige Personalplanung mehr; zu unsicher sind die Planungsgrundlagen angesichts volatiler externer Rahmenbedingungen und kurzfristigen unternehmenspolitischen Reaktionen.
Und weil der Bewerbungszufluss oftmals gering ist, schaut man heute mehr auf Kenntnisse/Potenziale, die aber nicht schnell und einfach erfasst werden können, was häufiger zu Fehlgriffen und kurzfristig neuen Vakanzen führt.
So haben Recruiter nicht nur viele neue offene Stellen auf ihrer Liste, sie schieben auch einen Stapel an Besetzungsprojekten vor sich her.
2 | Zurückhaltende Neubesetzung von Lücken im Recruiting-Team
Die aktuellen Zahlen zeigen, dass die Nachfrage nach Recruitern weiter zurückgeht. Angesichts der Wirtschaftslage und der multiplen Krise besteht in vielen Unternehmen Zurückhaltung bei Neueinstellungen allgemein und in Folge dessen von Recruitern im Speziellen.
Aufgrund des hohen Workloads im Recruiting führt damit jeder Weggang eines Teammitglieds und jede Arbeitszeitreduktion zu einer Mehrbelastung für die übrigen Recruiter. Mit dem Risiko eines sich selbst verstärkenden Effekts. Und mit dem Risiko, das bei einem wieder anspringenden Arbeitsmarkt die Lücken im Recruiting-Team nicht so schnell wieder besetzt werden können, was dann den Arbeitsdruck auf die vorhandenen Recruiter deutlich erhöht.
3 | Zeitfressende Administrations- und manuelle Aufgaben
Schaut man auf einen typischen Recruitingprozess, sind z.B. diese Zeitfresser noch für viele Recruiting-Teams Standard-Normal:
- Viele manuelle Arbeiten, z.B. Einstellen von Stellenausschreibungen in Jobbörsen und Social Media-Kanälen, Erfassen von Bewerbungen. Sichten von Bewerbungen, Bewerberkorrespondenz
- Massenhafte Einzelfertigung von E-Mails, Dokumentationen, Interviewfragen etc.
- Ineffiziente Kommunikation und viele Abstimmungsrunden zwischen Recruitern, Bewerbenden und Fachabteilungen verbunden mit vielen Nachfassen und Wiedervorlagen
- Teilweise Mehrfach-Sichtung von Unterlagen aufgrund unklarer oder sich ändernden Auswahlkriterien
4 | Reibungsverluste im Zusammenspiel mit Hiring Managern
Recruiting ist Teamarbeit. Ohne Zusammenarbeit von Recruiting und Fachabteilung geht es nicht. Insbesondere bei Stellen, die nicht absolut 08/15 sind, ist das Zusammenspiel von Hiring Managern der Fachabteilung und Recruitern für den Rekrutierungserfolg von zentraler Bedeutung.
Das fängt an beim Stellen-Briefing und hört je nach Aufgabenverteilung beim Onboarding auf. Auf diesem Weg gibt es eine ganze Reihe von Touchpoints zwischen Hiring Manager und Recruiter. Und bei jedem dieser Touchpoints kann es richtig rund laufen, aber eben auch extrem klemmen und quietschen (Mehr dazu hier). Und je mehr es klemmt und quietscht, desto höher der Workload für Recruiter und Hiring Manager.
5 | Zunehmende Erwartungen von Bewerbenden
Die Anforderungen von Kandidaten an Arbeitgeber steigen. So zeigen Studien z.B. dass Bewerbenden immer weniger Zeit in eine Bewerbung investieren wollen und so auf Unterlagen verzichten. Recruiter müssen daher entweder auf Basis vorhandener Unterlagen unsichere Entscheidungen in der Vorauswahl treffen oder aber Unterlagen nachzufordern und damit Wartezeit in Kauf zu nehmen.
Auch werden schnelle Rückmeldungen zum weiteren Vorgehen und zur Entscheidung nach einem Kennenlern-Schritt erwarten. Dadurch sind Recruiter gefordert, die Entscheidungsfindung seitens der Hiring Manager zu forcieren, die sich aber oft damit schwer tun. Auch erwarten viele Bewerbende eine konstruktive Rückmeldung; diese zu geben, ist ebenfalls problematisch, weil z.T. Informationen dazu fehlen und mühevoll im Fachbereich nachgefasst werden müssen.
6 | Strategische Aufgaben und z.T. fehlende Expertise dazu
Unternehmen insgesamt und speziell HR/Recruiting sind in einem ständigen Wandel begriffen. Recruiting ist dadurch zusätzlich zu den operativen Aufgaben strategisch-konzeptionell gefordert. Ob im Employer Branding und Personalmarketing, um als Arbeitgeber sichtbarer zu werden und potenzielle Kandidaten gezielt über relevante Kanäle anzusprechen. Oder bei der Auswahl und Einführung neuer Technologien wie Bewerbermanagement-Systeme oder KI-gestützte Tools.
Hierzu fehlt oft die passende fachliche, technische und rechtliche Expertise im Team, was dann eine intensivere Auseinandersetzung und Beschäftigung mit diesen Themen erforderlich macht.
7 | Persönliche Arbeitsweisen
Oft springen Recruiter von Aufgabe zu Aufgabe, unterbrochen durch spontane Anrufe und E-Mails oder Termine mit Fachbereichen und Bewerbenden. Daraus ergeben sich häufig neue Aufgaben und die Menge der Notizzettel mit To-Dos wächst. Und am Ende des Tages fragen sie sich, wo die Zeit hin ist und was sie alles erledigt bzw. wieder geschoben haben.
Auch wenn im Recruiting Bewerbermanagement-Systeme (BMS) eingesetzt werden, oft werden sie nicht so genutzt wie man sie nutzen könnte. Vielmehr werden nebenher häufig andere Systeme (z.B. E-Mail) genutzt, statt alles an einem Ort zu erledigen. Die Folge: Informationen sind an unterschiedlicher Stelle gespeichert und weitere Beteiligte haben keinen Einblick. Wird etwas nachgefragt oder braucht man eine Information, zieht das ebenfalls zeitfressenden Suchaufwand nach sich.
Und nun? Starte aktiv damit, etwas zu verändern
Die Ursachen für den hohen Workload im Recruiting sind vielfältig, aber sie bieten auch klare Ansatzpunkte für proaktives Handeln. Und damit hast du/habt ihr als Recruiting-Team die Chance, den Alltagsstress zu reduzieren und wieder mehr Lust als Frust am Recruiting zu haben.
Der nächste Schritt? Lösungen entwickeln, die Freiräume schaffen und Ressourcen sparen.
Hierzu haben wir 18 smarte Hacks in unserem “Survival-Guide für Recruiter” zusammengestellt, mit deren Hilfe Recruiter sich schnell und einfach umsetzbar (erste) Entlastung schaffen können.
* Auch wenn wir zu Gunsten der Lesbarkeit auf die gleichzeitige Nutzung aller Genderformen verzichten, meinen wir immer alle Geschlechter.
