Recruiting Impuls | Bewerbungsformulare sind nicht jedes Bewerbers Lieblinge. Zu lang und zeitaufwändig, zu wenig individuell und persönlich. Das sind oft gehörte Argumente. Solche Online-Formulare sind jedoch für Arbeitgeber sehr praktisch. Sie haben i.d.R. eine direkte Schnittstelle ins Bewerbermanagement, so dass sie den Aufwand für die Sichtung und Verwaltung von Bewerbungen erheblich reduzieren helfen.
Daher sollten Sie die Hürden zum Ausfüllen von solchen Online-Formularen heruntersetzen, um nicht nur weniger Bewerber im Prozess zu verlieren, sondern auch Ihr Bewerbungsmanagment effizient gestalten zu können.
Bewerbungsformulare: 10 Tipps, wie Sie die Candidate Experience verbessern
- Ihr Online-Bewerbungsformular sollte über alle gängigen Internetbrowser und Devices angezeigt werden und auch alle integrierten Funktionen (z.B. upload, Kommentare etc.) sollten funktionieren.
- Setzen Sie Direktlinks auf das Online-Formular – in Stellenanzeigen, Social Media-Profilen, Postings etc.. So gelangen Interessenten schnell und ohne Umwege an die richtige Stelle.
- Eine Vorabinformation über Formularumfang, Ausfülldauer, ggf. Einschränkungen durch Dateiformate lässt die Bewerber besser einschätzen, wieviel Aufwand die Bearbeitung kosten wird. Und beschreiben Sie gerne auch, welche Vorteile die Bewerber von der Nutzung Ihres Formulars haben.
- Informieren Sie proaktiv über Ihren Datenschutz. Ist die Übertragung verschlüsselt, wie lange und wo werden die Daten gespeichert, wer verwendet die Daten und zu welchem Zweck.
- Reduzieren Sie den manuellen Ausfüllaufwand. Setzen Sie idealerweise verschiedene Formulare je Bewerbergruppe ein, beschränken Sie sich auf jeweils relevante Informationen und minimieren Sie die Zahl der Pflichtfelder. Setzen Sie wenn möglich das sogenannte CV-Parsing ein. Hier werden automatisch aus hochgeladenen Unterlagen die relevanten Daten in die jeweiligen Formularfelder eingesetzt. Diese müssen dann nur noch kontrolliert und ggf. korrigiert werden.
- Ermöglichen Sie eine thematisch strukturierte Eingabe. Bündeln Sie dazu verschiedene Felder zu Themengebieten z.B. Kontaktdaten, Berufserfahrung etc. und versehen Sie diese mit Überschriften für einen besseren Überblick.
- Machen Sie möglichst wenig Eingabe-Beschränkungen: lassen Sie für Uploads unterschiedliche Formate zu, begrenzen Sie Uploads nicht größenmäßig, bestehen Sie nicht auf Einzel- oder Gesamtdateien. Erlauben Sie viele Schreibarten (Umlaute, Datumsformate, Sonderzeichen). Ermöglichen Sie einzelne Felder auch später noch auszufüllen, ohne dass Warnhinweise auftauchen, die die sofortige Eingabe erfordern.
- Bieten Sie Individualisierungsmöglichkeiten an. Freitextfelder oder zusätzliche Upload-Optionen sind dazu gut geeignet.
- Setzen Sie sogenannte Ausfüllhilfen ein. Dazu gehören Erläuterungszeilen, Mouse-Over-Einblendungen (z.B. zu speziellen Datumsformaten, Uploadgröße oder -formate oder Beispiele wie z.B. Kategorisierung von Sprachlevels) oder Fortschrittsanzeiger.
- Geben Sie einen Ansprechpartner für Rückfragen mit allen relevanten Kontaktdaten an. Bestätigen Sie nach Absenden des Formulars den Eingang der Bewerbung und lassen Sie die Bewerber wissen, wie und wann es weitergehen wird.
Kandidaten gewinnen oder verlieren
Bewerbungsformulare sind eine Schlüsselstelle im Recruitingprozess; sie entscheiden wesentlich darüber, ob aus Interessenten tatsächlich auch Bewerber werden. Je intransparenter und aufwändiger Sie diesen Schritt für Kandidaten gestalten, desto höher das Risiko eines Bewerbungsabbruchs.
Daher sollte auch der Einsatz von Bewerbungsformularen, die ein Anlegen eines Benutzerkontos erfordern, sehr gut überlegt sein. Dadurch wird für Bewerber eine zusätzliche Hürde aufgebaut. Umgekehrt verhält es sich mit sogenannten One-Click-Bewerbungen. Bei denen können sich Kandidaten direkt mit einem ihrer Social-Media Profile bewerben und das Ausfüllen eines Formulars entfällt gänzlich oder wird auf ein absolutes Minimum reduziert.
Letztlich gilt es als Arbeitgeber eine Balance zu finden zwischen einer positiven Candidate Experience und einer eigenen Arbeitserleichterung. Mit den hier genannten Tipps können Sie einen guten Kompromiss für beide Seiten finden.
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* Auch wenn wir zu Gunsten der Lesbarkeit auf die gleichzeitige Nutzung aller Genderformen verzichten, meinen wir immer alle Geschlechter.
