Professionalität ist etwas, was auch im Recruiting aktuell wieder stärker gefordert wird und womit man sich auch gerne im “Jahr der Kandidaten” schmückt. Und das kann man auch, wenn man´s wirklich gut macht. Denn die Praxis sieht vielfach anders aus und wird offensichtlich auch von Bewerbern anders erlebt. Das zeigen nicht nur Umfragen. In meiner Tätigkeit als Recruitingberater habe ich in den letzten Wochen noch bewusster als sonst Augen und Ohren offen gehalten und die “Kandidatenbrille” aufgesetzt.
Meine Quintessenz: 1. Viele Arbeitgeber, die sagen “Recruiting ist doch keine Kunst”, sind von Professionalität weit entfernt. 2. Professionalität wird dann für Bewerber erlebbar, wenn – bleiben wir mal im Bereich der Kunst – ein Dreiklang oder ein Triptychon entsteht. Was ich damit meine?
Professionelles Recruiting ist wie ein Triptychon
Recruiting ist ein komplexes Gebilde. Hier treffen Unternehmensvertreter mit unterschiedlichen Interessen und Vorstellungen auf mehr oder weniger ausgefeilte Instrumente, Tools und Techniken zur Kandidatenauswahl und drum herum findet sich eine Prozess-Organisation, die sich irgendwo zwischen chaotisch-kreativ und bürokratisch-standardisiert bewegt.
Professionalität wird dann erlebbar, wenn handelnde Akteure, eingesetzte Instrumente und die Organisation ineinandergreifen und ein stimmiges Gesamtbild ergeben. Eben ähnlich einem Triptychon, einem dreigeteilten Bild, das auch nur dann ein Gesamtkunstwerk ergibt, wenn die drei Bilder sich zu einem zusammenfügen. Genau das passiert aber noch zu wenig, wie u.a. diese Praxisbeispiele zeigen, die ich jüngst erlebt oder aus erster Hand erfahren habe.
Fall 1: Verunglücktes Bewerbungsgespräch
Im Rahmen eines Auftrags kam ich mit einem gestandenen Bewerber ins Gespräch, der sich als Vorsorgespezialist bei einem größeren Versicherungsmakler beworben hat. Er wurde tags zuvor von der Sekretärin des Maklers zu einem Vorstellungsgespräch am nächsten Tag eingeladen, Treffpunkt sollte ein Hotel-Cafe sein. Der Bewerber machte den Termin irgendwie möglich und war pünktlich vor Ort. Statt aber wie erwartet ein ruhiges Gespräch in einem Besprechungsraum zu führen, führte der Makler, der deutlich zu spät kam, den Bewerber ins vollbesetzte Cafe, legte einen Ausdruck des Lebenslaufes offen auf den Tisch, bestellte zwei Kaffee und sagte zum Bewerber: Nun schießen Sie mal los: Was haben Sie zu bieten, warum sollte ich Sie einstellen und was wollen Sie verdienen. Der Bewerber merkte an, dass er gerne in einer vertraulicheren Umgebung das Vorstellungsgespräch führen würde, worauf er gefragt wurde, ob er etwas zu verbergen hätte.
Professionelles Vorgehen? Weit gefehlt. Hier stimmte weder Gesprächsorganisation, noch die gestellten Fragen oder das Auftreten des Maklers gegenüber dem Bewerber. Der Kandidat wurde in eine unangemessene Situation gebracht, ihm wurde ein Strauß unspezifischer Fragen an den Kopf geworfen und man begegnete ihm von oben herab. Aber selbst, wenn das Gespräch nun in einem Besprechungsraum stattgefunden hätte oder in dem Cafe ein strukturiertes Interview geführt worden wäre oder der Makler dem Bewerber freundlich begegnet wäre: das Bild wäre nicht rund gewesen.
Fall 2: Laienspiel-AC
In einem anderen Fall nahm ich im Rahmen einer Statusaufnahme als “stille Beobachterin” an einem Assessment Center zur Auswahl von Führungsnachwuchskräften teil. Die Übungen waren relativ kurz umschriebene Situationsumschreibungen, bei denen der Arbeitsauftrag recht vage formuliert war. Sie waren von einer Studentin im Rahmen eines Praktikums entwickelt worden. Auf einigen der verteilten Instruktionen waren noch Unterstreichungen vorheriger Bewerber zu sehen. Einige Beobachter kamen in letzter Minute abgehetzt und ohne jeglichen Unterlagen. Während die Kandidaten sich in verschiedenen Übungen präsentierten, beschäftigten sich mehrere Beobachter intensiv mit ihrem Smartphone, einer verließ sogar still und leise den Raum, Notizen wurden wenige gemacht. Nach dem AC wurden die Teilnehmer mit den Worten “Sie hören von uns.” nach Hause geschickt. In der abschließenden Beobachterkonferenz stand bei einzelnen Bewerbern direkt fest, “den nehmen wir, der war gut”, bei anderen Bewerbern diskutierte man wild und unstrukturiert herum; entschieden hat letztlich der ranghöchste Beobachter. Auf eine Rückmeldung an Bewerber wurde verzichtet.
Professionelles Vorgehen? Wieder weit gefehlt. Die Gestaltung der Situation und das Verhalten der Beobachter signalisieren wenig Interesse an einer objektiven und fairen Vorgehensweise und einem wertschätzenden Umgang mit den Teilnehmern. Und auch hier: selbst wenn nur die Organisation besser gelaufen wäre oder die Übungen spezifischer formuliert gewesen wären oder die Beobachter sich aufmerksamer gezeigt hätten: das Gesamtbild hätte nicht gestimmt.
Fall 3: Gelebter Service
Eine dritte Situation stellt sich demgegenüber anders dar. Im Rahmen der Optimierung des Bewerbermanagements eines Unternehmens wurde das Bewerbermanagement und die Vorauswahl in die Hände eines Recruiting Service-Teams gelegt. Die Prozesse wurden so gestaltet, dass eingehende Bewerbungen direkt bestätigt und bearbeitet werden. Die Vorauswahl findet auf Basis einer ABC-Analyse durch geschulte und mit der Position vertraute Mitarbeiter statt. So können Kandidaten bereits nach 2-3 Tagen ein Feedback zu ihrer Bewerbung erhalten. A- und B-Kandidaten werden direkt zu einem Telefoninterview eingeladen. Eine häufige Reaktion der Bewerber: “Oh, das ging aber schnell”. Und weil die Personaler/Recruiter zur Terminvereinbarung jetzt auch zum Hörer statt in die Tasten greifen, Termine abstimmen statt vorzugeben und auch in Randzeiten für Interviews zur Verfügung stehen, hören sie hinterher dann oft noch: “Prima, dass Sie Rücksicht darauf nehmen, dass ich ….”. Für die Durchführung von Telefoninterviews erstellen die Personaler/Recruiter vorab jeweils passende Leitfäden einschließlich Bewertungsraster. Nach jedem Telefoninterview werden die Ergebnisse mit Hilfe dieses Rasters bewertet und festgehalten. Bereits bei Absagen nach Telefoninterview wird Kandidaten ein Ansprechpartner für Nachfragen angeboten. In einer Bewerberbefragung am Ende des Auswahlverfahrens können Kandidaten auch ein Feedback über das erlebte Bewerbermanagement und die Telefoninterview geben. Diese Rückmeldungen fließen in eine regelmäßiges Coaching des Recruiting Service-Teams ein.
Professionelles Vorgehen? Ja, denn man orientiert sich an den Erwartungen von Kandidaten, eine schnelle Rückmeldung zu bekommen, geht wertschätzend und fair durch das Abstimmen von Terminen mit den Bewerbern um und kommuniziert durch den telefonischen Kontakt individuell und persönlich mit ihnen. Für Fairness steht auch das strukturierte Führen von Telefoninterviews und die Verwendung eines Bewertungsrasters. Beides ermöglicht einen objektiveren Bewerbervergleich. Das Angebot eines (gegenseitigen) Feedbacks rundet das Gesamtbild ab.
Die Kunst: Das “magische Dreieck” professionellen Recruitings beachten
Wer also professionelles Recruiting “nach allen Regeln der Kunst” betreiben will, kann es weder irgendwie nebenbei, noch von Jedermann und auch nicht zum Null-Tarif machen. Ein paar allgemeine Anregungen für spürbar mehr Professionalität im Recruiting entlang des “magischen Dreiecks” Akteure – Organisation – Instrumente lassen sich bereits aus den oben beschriebenen Beispielen ableiten.
Deutlich differenziertere Ansatzpunkte liefert jedoch eine genauere Analyse des Recruitings, die jedes Unternehmen von Zeit zu Zeit durchführen sollte. Denn eines ist sicher: Professionelles Recruiting ist flüchtig – man muss ständig daran arbeiten.
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* Auch wenn wir zu Gunsten der Lesbarkeit auf die gleichzeitige Nutzung aller Genderformen verzichten, meinen wir immer alle Geschlechter.
