Die Sommerferien stehen vor der Tür und damit für viele Recruiter das Thema Urlaubsübergabe. Denn schließlich steht das Recruiting im Sommer ja nicht still, ein Sommerloch bei Stellenanzeigen ist nicht wirklich erkennbar. Wenngleich bei einigen Arbeitgebern schon noch beobachtbar ist, dass in den Sommer(ferien)monaten etwas weniger Anzeigen geschaltet bzw. seltener potenzielle Kandidaten aktiv angesprochen werden, weil man davon ausgeht, dass ja auch die potenziellen Kandidaten “verurlaubt” sind und keine Muße für Jobwechsel haben.
Aber je nach Zielgruppe ist der Sommer sogar eine gute Zeit zur Ansprache. So suchen sich Personen ohne schulpflichtige Kinder lieber andere Zeiten für Urlaube aus. Sie sind jetzt gerade auf “Empfang”, was eine Umorientierung im Job angeht, wenn sie ohne viele Kollegen im Büros s(chw)itzen. Ebenso auf Empfang sind Urlaubsrückkehrer. Gerade im Urlaub nutzen viele die Zeit, um über ihren Job und mögliche Optionen nachzudenken und darüber mit Partnern zu sprechen. Und sind dann nach der Rückkehr besonders offen für mögliche Angebote.
Damit laufende Recruitingprojekte vernünftig weiterverfolgt werden und die Candidate wie die Hiring Experience hochgehalten werden können, hier ein paar Tipps für dich als Recruiter, wenn du kurz vor dem Urlaub stehst:
1 | Übergabe an ein anderes Teammitglied und/ oder im Team organisieren
Überlege frühzeitig, wer dich im Urlaub vertreten kann. Im Idealfall sollten das Personen sein, die die Fachbereiche und Jobs, für die du rekrutierst schon kennen oder von der Jobfamily her nahe dran sind. Wenn du volumenreiche Stellenbsetzungen betreust oder Recruitingprojekte gerade erst gestartet sind und sich ein höherer Workload abzeichnet, solltest du überlegen, deine operativen Recruitingprojekte ggf. auf mehrere Teammitglieder zu verteilen. Bei konzeptionellen Themen sollte ggf. eine andere Person aus dem Projektteam Aufgaben von dir bearbeiten, die während deines Urlaubs anfallen, oder für Rückfragen von Dritten erreichbar sein.
Terminiere die Übergabe am besten ein / zwei Tage vor deinem letzten Arbeitstag, damit mögliche Rückfragen noch von dir beantwortet werden können. Bereite das Briefing der Vertretung(en) gut vor und erstelle am besten eine Checkliste mit wichtigen Infos für deine Vertretungen(en):
- Welche Projekte/Stellen werden übergeben – wer ist die Zielgruppe, welche Details aus dem Briefing mit der Führungskraft vor Start des Recruitingprojektes sind wichtig zu wissen (z.B. Gehaltsmarge, Muss-Anforderungen, Auswahlschritte, …)
- Wer ist Ansprechpartner im Fachbereich – auf was ist im Zusammenspiel ggf. zu achten
- Wie ist der Status in Bezug auf Bewerbungen, Fortschritt im Kennenlernprozess, Schaltung von Anzeigen, Ansprache von Kandidaten – ist alles gut dokumentiert (z.B. im Bewerbermanagement-System)?
- Bei konzeptionellen Projekten: Wie ist der Status, auf welche Zuarbeiten wartest du, welche Fragen können aufkommen, wer ist ggf. Ansprechpartner, was sind Schnittstellen und deren Ansprechpartner, was ist unbedingt zu erledigen, was kann warten
- Verabrede eine Notfall-Erreichbarkeit: Wer kann dich wie erreichen, wenn doch noch eine wichtige Info fehlt
Stelle zudem sicher, dass deine Vertretung(en) Zugang zu allen notwendigen Systemen, Daten und Informationen haben.
2 | Hiring Manager und interne Schnittstellen informieren
Informiere die Hiring Manager und je nach Recruitingprozess in eurem Unternehmen auch die HR-Business-Partner, Personalentwickler oder die Arbeitnehmervertretung, mit denen ihr im Recruiting “zusammenspielt” frühzeitig von deiner Abwesenheit und Rückkehr. Informiere bei konzeptionellen Projekten die Ansprechpartner in Schnittstellen entsprechend.
Biete vorher nochmals kurze Rücksprachen für Fragen an. Lass diese Personen wissen, wer dich vertritt bzw. an wen sie sich bei Fragen oder Problemen wenden können.
3 | Information der Bewerbenden sicherstellen
Bewerbende in laufenden Auswahlprozessen, mit denen du bereits im persönlichen Kontakt warst, solltest du über deine Abwesenheit informieren und verdeutlichen, dass sie bei deiner Vertretung in besten Händen sind und sich durch deinen Urlaub keine Verzögerungen ergeben.
Für alle anderen Bewerbenden oder neu eingehende Bewerbungen sollte in der Bewerberkorrespondenz eine Abwesenheitsnachricht eingestellt werden. Damit informierst du Bewerbende, wer dich bis wann vertritt und dass die Vertretung automatisch informiert und sich kümmern wird.
Für den Fall, dass deine Mailadresse oder Rufnummer z.B. in Stellenanzeigen für Rückfragen hinterlegt ist, und Jobinteressierte sich ggf. mit Fragen an dich wenden wollen, solltest du a) eine Abwesenheitsnachricht bei deiner Mail-Adresse hinterlegen (unter Angabe von Kontaktdaten deiner Vertretung) und b) dein Telefon umleiten und ggf. zusätzlich deine Mailbox entsprechend besprechen.
Wenn ihr bei euch im Recruiting viel mit Messengern oder Social Media Kommunikation über persönliche Profile arbeitet, solltest du mit deiner Vertretung auch besprechen, wie ihr mit Nachrichten von Interessierten bzw. Bewerbenden auf diesem Wege während deines Urlaubes umgeht.
4 | Arbeitsplatz ordnen, E-Mails abarbeiten und aufräumen, BMS nachpflegen
Wichtig für deine Vertretung(en), aber auch für dich selbst nach deiner Rückkehr, ist ein aufgeräumter Schreibtisch und elektronischer Postkorb (Mail, ggf. Messenger und Social Media). Ebenfalls solltest du alle Einträge im Bewerbermanagement-System auf aktuellem Stand haben (z.B. Dokumentationen und Bewertungen von Gesprächen, besonderen Absprachen mit Hiring Managern/ Bewerbenden).
5 | Organisation der Rückgabe nach Urlaubsende
Organisiere bereits vor Urlaubsantritt die Übergabe nach deiner Rückkehr; vereinbare bereits einen Termin mit deinen Vertretungen, mache dir eine Checkliste, welche Infos du bei Rückkehr benötigst. So geht die Rückgabe schnell und reibungslos und du bist zeitnah wieder auf Ballhöhe.
Überlege auch, ob du dich z.B. bei den Hiring Managern wieder zurückmeldest und so offiziell wieder deren “Betreuung” übernimmst.
So, und nun wünschen wir dir eine schöne und erholsame Urlaubszeit!
