Onboarding – also der reibungslose und professionelle Ablauf für die Einarbeitung und Bindung neuer Mitarbeiter – ist in der Business-Welt in aller Munde. Weniger bekannt ist, dass bereits vor dem ersten Arbeitstag wichtige Schritte gemacht werden sollten, die den Prozess auf ein ganz neues Level bringen. Wie funktioniert Preboarding und warum ist es in der Praxis so effektiv?
Was ist Preboarding?
Unter dem Begriff Preboarding versteht man alle Aktivitäten, Aufgaben und Maßnahmen, die in einem Unternehmen durchgeführt werden, um die Ankunft eines neuen Teammitgliedes vorzubereiten. Während traditionelles Onboarding die Zeit ab dem ersten Arbeitstag abdeckt, beginnt erfolgreiches Preboarding bereits mit der Vertragsunterzeichnung. Dabei unterteilt sich der Prozess grob in zwei Themenbereiche: Funktionale Aufgaben, wie das Aufsetzten eines neuen User-Accounts in der IT-Abteilung und zwischenmenschliche Aufgaben, die dem neuen Mitarbeiter schon vorab das Gefühl vermitteln, bei der Wahl des neuen Jobs die richtige Entscheidung getroffen zu haben. Einige Schritte verbinden gekonnt beides. So enthält beispielsweise eine optimale Willkommens-Mail sowohl praktische Informationen als auch nette Worte der neuen Kollegen oder eine Einladung zu einem After-Work-Drink zum ersten Kennenlernen. Die gewählten Preboarding-Schritte sollten dabei immer zum Unternehmen, seiner Philosophie und dem Umgang der Mitarbeiter untereinander – von traditionell bis locker – passen.
Warum Preboarding so wichtig ist
Preboarding dient nicht nur als Vorstufe zum Onboarding, sondern hat auch noch eine weitere, bedeutende Aufgabe: Laut einer Umfrage von Haufe machen rund 26 % aller Arbeitnehmer nach der Vertragsunterzeichnung einen Rückzieher. Die Gründe dafür können ganz verschieden sein, wie die Experten von Haufe auf dem Blog von My Onboarding erklären. Für den Arbeitgeber entstehen durch die kurzfristige Absage nicht nur erneuter Zeitaufwand und zusätzliche Kosten. Es bleibt auch eine weiterhin unbesetzte Stelle. Preboarding ist der ideale Weg, dieses Risiko zu minimieren.
Praxistipps für erfolgreiches Preboarding
Während der informelle und logistische Teil des Preboardings bei vielen Unternehmen bereits fester Bestandteil bei der Begrüßung neuer Mitarbeiter ist, wird der zwischenmenschliche Teil häufig immer noch sträflich vernachlässigt. Dabei reichen schon Kleinigkeiten, um das neue Teammitglied positiv auf seinen Arbeitsbeginn zu stimmen: Freundliche Empfangsbestätigungen nach Erhalt von noch fehlenden Unterlagen, die Aufforderung jederzeit eventuell entstehende Fragen stellen zu können und kleinere Infos zu Dingen wie der Parkplatzsituation und dem Dresscode im Büro.
Firmen, die auf innovatives Preboarding setzten, haben einen genau strukturierten Ablauf zur Begrüßung des zukünftigen Mitarbeiters:
- Ein Willkommens-Paket voller Information zum Unternehmen erstellen und per E-Mail oder Post versenden.
- Eine Ansprechperson festlegen, die Fragen rasch, kompetent und freundlich beantwortet.
- Den Mitarbeiter durch externe Business-Netzwerke oder die eigene Onboarding App mit den baldigen Kollegen vernetzen, z.B. mit My Onboarding von Haufe .
- Sämtliche Vorbereitungen, wie das Einrichten des Schreibtisches, vor dem ersten Arbeitstag vollständig erledigen.
- Das Zusammenstellen einer Goodie-Bag mit kleinen Präsenten oder einer Tafel Schokolade, die neuen Mitarbeitern den ersten Arbeitstag versüßt und als Nervennahrung für stressige Tage dient.
- Gerade in Start-ups finden immer wieder Teamevents oder After-Work-Veranstaltungen statt. Neue Mitarbeiter zu diesen Events einzuladen ist für beide Seiten eine gute Möglichkeit sich in entspannter Atmosphäre kennenzulernen.
- In der Woche vor Arbeitsbeginn nochmals genaue Informationen zu den ersten Tagesabläufen und Aufgaben versenden.
- Bei mehreren neuen Mitarbeitern einen Welcome Day oder ein Team-Event organisieren.
Dieses Praxisbeispiel zeigt, dass erfolgreiches und wirksames Preboarding auch bei großen Unternehmen wie der Deutschen Bahn immer mehr in den Fokus rückt und immer wichtiger wird. Sind die Methoden erst einmal auf das eigene Unternehmen angepasst, können sie bei jedem weiteren neuen Kollegen stets wiederholt werden. Das Ergebnis ist ein gutes Arbeitsklima und Mitarbeiter, die sich von Beginn an rundum wohl fühlen.
Der Autor Julian Vogt lebt mitten im Herzen der Bundeshauptstadt. Er war zunächst im Personalmanagement tätig und gelangte auf der Suche nach neuen Herausforderungen in einer Berliner Marketingagentur und ist außerdem freischaffender Werbetexter. Über die wirren Wege, die das Leben für Manche in der Schublade versteckt hat, führte es ihn zum Schreiben journalistischer Artikel und Beiträge rund um das Thema Personalmanagement.
