Recruiting kostet Zeit – und der Hype um KI verspricht, Zeit sparen zu können. Doch was, wenn du gar nicht die Zeit hast, dich jetzt intensiv mit KI auseinanderzusetzen? Da helfen erst einmal smarte, praktische Ansätze, dir Freiräume zu schaffen – für den Recruiting-Alltag und für strategische Themen wie KI. In diesem Blogbeitrag zeigen wir dir fünf, oft unterschätzte Möglichkeiten, wie Recruiting effizienter gestaltet werden kann.
Mehr Effizienz im Recruiting – gibt es da noch was neben KI?
KI im Recruiting ist derzeit in aller Munde – auf Messen wie der ZP Europe, in Fachartikeln und auf Events. Oft bleibt das Thema nebulös – mal gleichgesetzt mit ChatGPT, mal ein smartes Tool, mal die Vorstellung von der vollständigen Automatisierung. Nicht selten entsteht auch der Eindruck, dass alles, was IT-gestützt ist, gleich als KI gehypt wird.
Und ja, KI ist faszinierend und bietet auch tolle Möglichkeiten, Ressourcen zu sparen. Aber sie ist auch ein Thema, das für viele Recruiter noch in der Zukunft liegt – oft ist unklar, wie und wo sie konkret eingesetzt werden kann, was sie leisten kann und wo die Risiken liegen. Sich damit intensiver und strategisch zu beschäftigen, kostet Zeit – Zeit, die aktuell oft einfach nicht da ist.
Für diejenigen von uns, die jetzt Entlastung brauchen, weil der Workload im Recruiting aufgrund vieler Ursachen sehr hoch ist, gibt es andere, schneller und einfacher umsetzbare Ansätze. Denn bevor du dich intensiv mit KI befasst, kannst du mit anderen effektiven Maßnahmen bereits heute viel Druck aus dem Recruiting-Alltag nehmen.
Hier sind 5 pragmatische Optionen, wie du deinen Workload reduzieren kannst – ohne gleich die große KI-Revolution zu starten.
#1 Basic-Tools für Routine-Aufgaben nutzen
Du kennst es: Der Alltag im Recruiting ist geprägt von unzähligen Aufgaben – Bewerbungsanalysen, Anrufe, Terminabsprachen, Nachfassen bei Führungskräften, und dann kommen auch noch unerwartete Ausfälle im Team. Man springt von einem Thema zum nächsten, oft fehlt der Überblick, Dinge werden vergessen und Fehler passieren.
Hier können einfache, aber effektive Organisationshilfen enorm entlasten.
- Vorlagen/ Templates im BMS: Standardvorlagen für Stellenanzeigen oder E-Mails an Bewerbende. Im Bewerbermanagement-System (BMS) können z.B. Auswahllisten oder Antwortvorlagen integriert werden, die das Zusammenspiel zwischen Hiring Managern und Recruitern vereinfachen.
- Checklisten und Leitfäden für regelmäßige Recruiting-Routinen wie Briefing-Gespräche oder Interviews.
- Strukturierte Dokumentation/ Entscheidungshilfen, wie z.B. Candidate Personas oder Bewertungsraster sorgen dafür, dass Ergebnisse nachvollziehbar festgehalten werden.
Der Aufwand, solche Tools zu erstellen, ist überschaubar – und wenn du schon ein wenig fit in ChatGPT bist, kann du auch entsprechende Prompts schreiben, um dir Vorlagen erstellen zu lassen. Diese „unspektakulären“ Tools können dein Recruiting deutlich beschleunigen und helfen, Fehler zu vermeiden, die zusätzlich Ressourcen kosten.
#2 Arbeitsroutinen optimieren
Ein oft unterschätzter Hebel zur Entlastung liegt in der Optimierung deiner eigenen Arbeitsweise. Auch kleine Veränderungen summieren sich im Laufe der Woche zu signifikanten Zeiteinsparungen. Schon z.B. dies kann Entspannung bringen:
- Aufgaben bündeln: Setze dir feste Zeiten für bestimmte Tätigkeiten, etwa für die Bearbeitung von Bewerbungen oder das Führen von Interviews.
- Ablage und Übersicht: Strukturiere deine Dokumente und Ablagen und eliminiere überflüssige Informationen. Das spart im Alltag wertvolle Zeit und reduziert Stress.
Indem du Arbeitsroutinen bewusst hinterfragst, gewinnst du nicht nur Zeit, sondern auch ein Gefühl der Kontrolle über deinen Workload im Recruiting.
#3 – Prozesse verschlanken
Recruiting-Prozesse neigen dazu, über die Zeit immer komplexer zu werden. Häufig entstehen unübersichtliche „Prozessmonster“, bei denen jeder Beteiligte eigene Abkürzungen sucht – was oft zu noch mehr Chaos führt.
Hier ist es wichtig, regelmäßig innezuhalten und die Prozesse zu durchleuchten:
- Wie erleben Bewerbende, Hiring Manager und man selbst die Prozesse im Recruiting?
- Welche Schritte sind wirklich notwendig?
- Wo gibt es überflüssige Schleifen oder Abstimmungsaufwände?
- Welche smarten Organisationshilfen (siehe #1 ) oder kleinen technischen Veränderungen sind denkbar, um Zeit zu sparen oder manuelle Aufgaben zu ersetzen.
Quick Wins können oft schon durch kleine Anpassungen erzielt werden, wie das Wegfallen von Zwischenschritten (z.B. Vorselektion durch das Recruiting statt Warten auf Feedback bei Weiterleitung aller Bewerbungen an Hiring Manager), die Automatisierung von Erinnerungen bei ausstehenden Entscheidungen oder die Integration eines Online-Tests anstelle eines Vor-Ort-Tests bei der Azubi-Auswahl.
#4 – Outsourcing und Zusammenarbeit mit Spezialisten
Manchmal reicht die interne Kapazität einfach nicht aus. Wenn der Workload im Recruiting überhandnimmt, gibt es im Grunde drei Optionen: Dinge aufschieben, selbst mehr arbeiten – oder Unterstützung von außen holen. Recruiting-Outsourcing oder die Zusammenarbeit mit spezialisierten Dienstleistern kann hier eine wertvolle Entlastung sein.
Typische Situationen, in denen Outsourcing sinnvoll ist:
- Eine hohe Zahl von gleichzeitigen Vakanzen (z.B. bei neuen Standorten oder Abteilungen)
- Ausfälle im Recruiting-Team durch Krankheit, Elternzeit, Sabbatical oder Kündigung
- Spezialisierte Expertenrollen, die besonderes Know-how im Recruiting erfordern (z.B. für internationales Recruiting, Active Sourcing, Social Recruiting) oder in der Auswahl von Spezialisten
Outsourcing kann dabei nicht nur den zeitlichen Druck verringern, sondern auch für einen wertvollen Wissenstransfer ins interne Recruiting-Team sorgen. Denn externe Unterstützung kann auch neue Ideen und Best Practices ins Unternehmen tragen, die intern möglicherweise noch nicht bekannt sind.
#5 Recruiting-Know-how intern ausbauen
Recruiting ist kein Hexenwerk, aber professionelles Recruiting ist dennoch eine Kunst für sich. Oft fehlt es intern an fundiertem Wissen – insbesondere bei den Hiring Managern.
Durch gezielte Schulungen und Trainings sowie das Etablieren interner Austauschformate zum Recruiting kannst du sicherstellen, dass alle Beteiligten wissen, worauf es ankommt – sowohl bei der Bewerberansprache als auch in Interview- und Feedbacksituationen. Und auch der Blick auf aktuelle Themen und Trends im Recruiting geht nicht verloren.
- Einsteiger- und Vertiefungsschulungen: Sowohl für neue Recruiter als auch für Führungskräfte. Regelmäßige Auffrischungen helfen, veraltete Muster zu durchbrechen.
- Interner Wissenstransfer: Mitarbeitende, die auf Fachmessen oder Netzwerktreffen waren, können ihr Wissen an das gesamte Team weitergeben.
Ein gut ausgebildetes Team trifft schnellere, fundiertere Entscheidungen. Das wiederum verringert deinen Arbeitsaufwand.
Auf den Punkt gebracht
Mit diesen fünf Ansätzen kannst du deinen Recruiting-Alltag bereits heute spürbar entlasten – und gleichzeitig den Raum schaffen, um dich intensiver mit dem Thema KI auseinanderzusetzen.
Ob durch smarte Organisationshilfen, optimierte Arbeitsroutinen oder gezieltes Outsourcing: Oft sind es die einfachen und schnell umsetzbaren Schritte, die den größten Unterschied machen. So gewinnst du nicht nur wertvolle Zeit, sondern reduzierst auch Fehler und Stress. Und auch, wenn die Verschlankung von Prozessen und der Aufbau von Know-how vielleicht etwas aufwändiger ist, es sind hervorragende Hebel, um den Recruiting-Alltag zu “entspannen”.
Ein Workbook mit Details zu den hier genannten Maßnahmen und kleinen Aufgaben, wie du damit in die Umsetzung kommst, ist unser Survival-Guide für Recruiter. Den kann du hier downloaden.
Wenn der Workload im Recruiting überschaubar ist und die operativen Abläufe rundlaufen, hast du den nötigen Spielraum, dich ins Thema KI reinzufuchsen. Du kannst Tools auszuprobieren und so die “KI-Adaption in kleinen Schritten” – wie Alexander Fedossov von Wollmilchsau das nennt – starten. Damit kannst du weitere Entlastung erhalten. Vor allem aber tauchst du so weiter in das Thema KI im Recruiting ein und kannst die KI-Recruiting-Strategie eures Unternehmens besser gestalten.
Letztlich geht es darum, den richtigen Mix zu finden: Was entlastet dich jetzt und hilft dir, deine Arbeit effizienter zu gestalten und den Workload im Recruiting zu reduzieren, und was eröffnet dir neue Perspektiven für die Zukunft? Wer diesen Mix im Blick behält, bleibt auch langfristig erfolgreich im Recruiting.
* Auch wenn wir zu Gunsten der Lesbarkeit auf die gleichzeitige Nutzung aller Genderformen verzichten, meinen wir immer alle Geschlechter.
