Schnelle Bewerbungsprozesse – das wünschen sich Kandidaten und das führen uns auch die Ergebnisse einer gerade veröffentlichten Umfrage unter Berufsstartern wieder vor Augen. Die Unternehmensrealität sieht aber meist noch ganz anders aus. Die Diskrepanz ist offensichtlich und der Handlungsbedarf auch. Telefoninterviews können da helfen. Sie leisten aber noch mehr als “nur” eine bessere Candidate Experience zu erzielen.
Zahlen Daten Fakten
Nach einer aktuellen Studie von Talents Connect und der FH Koblenz wünschen sich 61% der 455 befragten Berufsstarter eine Einladung zum Vorstellungsgespräch binnen 10 Tagen und einen Arbeitsvertrag innerhalb von vier Wochen (71%). Sie erleben aber in der Praxis deutlich längere Prozesse. Denn in den Unternehmen sind die Recruitingprozesse oft noch nicht wirklich optimiert und auf Bewerberinteressen ausgerichtet.
Eine Analyse von Softgarden in 2015 zeigt, dass durchschnittlich 25 Tage bis zur ersten Kontaktaufnahme mit einem Bewerber vergehen. Zwischen Einladung zu einem Gespräch und dem Gesprächstermin vergehen weitere 18 Tage und die durchschnittliche Time to Hire liegt bei 78 Tagen. Die Kluft zwischen Bewerbererwartung und dem tatsächlichen Erleben klafft also deutlich auseinander und es gibt Handlungsbedarf.
Telefoninterviews ermöglichen einen schnelleren persönlichen Erst-Kontakt
Arbeitgeber, die als einen Schritt der Vorselektion Telefoninterviews in ihre Auswahlprozesse integriert haben, können deutlich schneller mit Kandidaten in einen ersten persönlichen Kontakt und Informationsaustausch treten und so eine Beziehung aufbauen. Denn Telefoninterviews sind deutlich einfacher zu koordinieren als klassische Bewerbungsgespräche:
- In aller Regel sind es 1:1-Gespräche, sie erfordern also weniger zeitliche Abstimmung.
- Telefoninterviews sind typischerweise kürzer als klassische persönliche Gespräche. Die benötigten Zeitfenster lassen sich schneller unterbringen, zumal keine An- und Abreisezeiten eingerechnet werden müssen.
- Sie lassen sich ortunabhängig und auch in Randzeiten führen; das macht eine schnelle Realisierung einfacher.
Telefoninterviews können das Interesse und den ersten positiven Eindruck verstärken
Wie sagt man so schön: man sollte das Eisen schmieden, solange es heiß ist. Telefoninterviews, die zügig nach Absenden der Bewerbung geführt werden, haben das Potenzial, das Anfangsinteresse eines Kandidaten zu verstärken, bevor es abkühlt. Ein schneller persönlicher Kontakt ist eine besondere Aufmerksamkeit, quasi ein persönliches Willkommen an den Bewerber. Das wirkt deutlich stärker als eine Standard-Eingangsbestätigung mit Ankündigung eines “Wir melden uns – haben Sie bitte Geduld”.
Telefoninterviews erhöhen die Transparenz auf beiden Seiten und beschleunigen Entscheidungen
Stellenanzeigen und Karriereseiten haben oft Informationslücken und können nicht die Transparenz bieten, die ein persönliches Gespräch erlaubt. Arbeitgeber haben mit Telefoninterviews die Möglichkeit, Kandidaten zielgerichtet und bei etwas Vorab-Auseinandersetzung mit den potenziellen Bedürfnissen der Kandidaten auch proaktiv zu informieren und so ihre brennendsten Fragen schnell zu beantworten. Das bricht die “Black-Box Arbeitgeber” auf und gibt Kandidaten mehr Sicherheit.
Und umgekehrt kann auch der Arbeitgeber wichtige Vorabfragen schnell klären (und damit auch zeigen, dass er sich bereits ernsthaft mit der Bewerbung auseinandergesetzt hat): Ungereimtheiten im Lebenslauf, Nachfragen zu Stationen, Motive und Erwartungen, Hardfacts wie Arbeitszeit- und Gehaltsvorstellungen. Zusätzlich bekommt man einen ersten persönlichen Eindruck z.B. in die Kommunikationsfähigkeit oder das Auftreten des Bewerbers.
So haben beide Seiten nach einem Telefoninterview eine deutlich bessere Entscheidungsgrundlage, ob sie den Auswahlprozess fortsetzen möchten.
Telefoninterviews bereichern weitere persönliche Gespräche und erhöhen die Auswahlqualität
Wenn in einem Telefoninterview wichtige Fragen zu Werdegang und Hardfacts schon mal abgeklärt sind, ist bei Bewerbungsgesprächen vor Ort mehr Zeit und Raum für Detail- und Vertiefungsfragen. So können Arbeitgeber die Fachlichkeit durch Fachfragen oder kleine Arbeitsproben genauer erkunden oder die persönliche Passung zu den Job-Anforderungen und der Unternehmenskultur durch gezielte Fragen klären. Außerdem können sie Informationen aus dem Telefoninterview nochmals aufgreifen und konkretisieren.
Nicht zu unterschätzen ist auch folgendes: wenn das Telefoninterview von jemandem geführt wurde, der auch beim persönlichen Gespräch dabei ist, ist bereits eine persönliche Ebene entstanden, die deutlich leichter ins Gespräch kommen lässt und eine offenere Gesprächsführung ermöglicht. Dies alles wirkt sich positiv auf die Entscheidungsfindung aus, gibt mehr Sicherheit und erhöht die Auswahlqualität.
Telefoninterviews helfen Rekrutierungskosten sparen
Nicht nur, dass für ein Telefoninterview zunächst einmal nur die Zeit für deren Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung gerechnet werden muss und die direkten Telefonkosten anfallen. Es fallen auch keine weiteren Vorstellungskosten wie Reise- oder Übernachtungskosten der Bewerber an.
Die eigentliche Kostenersparnis ergibt sich aber durch die substantiellere Vorausauswahl auf Arbeitgeberseite und Selbstselektionschance auf Seiten der Kandidaten. Die Zahl der Vorstellungsgespräch vor Ort kann so verringert werden und die Wahrscheinlichkeit, dass die geführten Gespräche in einem höheren Maße erfolgreich sind, steigt auf Basis der Vorab-Telefoninterviews. Das wiederum spart ebenfalls Vorstellungs- aber vor allem auch Personalkosten auf Arbeitgeberseite.
Aber – das alles stimmt nur, wenn Telefoninterviews auch professionell geführt werden
Wer jetzt glaubt, sich einfach mal unvorbereitet ans Telefon zu hängen und künftig mit dem einen oder anderen Bewerber mal ein paar Worte zu wechseln und Standardfragen abzuarbeiten, der sei gewarnt. Ebenso diejenigen, die gerne mal Praktikanten oder Werksstudenten für Telefoninterviews abstellen, damit diese den Bewerberkontakt üben und erste Erfahrungen in Gesprächsführung sammeln. Alle Vorteile schlagen auch ganz schnell ins Gegenteil um.
Telefoninterviews müssen genau sorgfältig vorbereitet und durchgeführt werden wie klassische Bewerbungsgespräche vor Ort. Und das gilt auch für die anschließende strukturierte Bewertung. Darüber, wie man häufige Fehler bei Telefoninterviews vermeiden kann, haben wir schon mal einen Blogbeitrag geschrieben. Und auch vom Drumherum hängt es ab, ob Telefoninterviews tatsächlich ein Gewinn für beide Seiten werden.
Wer darüber mehr erfahren möchte, dem empfehlen wir unsere Sommerakademie “Bessere Personalauswahl – mehr Rekrutierungserfolg”. Im Juli bieten wir den kostenlosen Minikurs “Candidate Experience Rezept für Bewerbungsinterviews” an, in dem Sie mehr über 5 wichtige Zutaten für ein rundum positives Interview-Erlebnis Ihrer Kandidaten erfahren.
* Auch wenn wir zu Gunsten der Lesbarkeit auf die gleichzeitige Nutzung aller Genderformen verzichten, meinen wir immer alle Geschlechter.
