“Ach wissen Sie, der neue Job ist wirklich klasse. Fast hätte ich aber meine Bewerbung zurückgezogen. Das Bewerbungsgespräch war schlichtweg eine Farce …” Da zuckte ich bei einem Interview im Rahmen einer Newcomer-Befragung dann doch mal zusammen. Das war eine deutliche, aber auch wichtige Rückmeldung an den Geschäftsführer des Unternehmens. Schließlich hat dieser das besagte Bewerbungsgespräch selbst geführt. Ähnliche Aussagen weiterer Bewerber zeigten: hier ist Optimierungspotenzial. Und die Optimierung des Recruitings steht bei vielen Unternehmen auf der Agenda. Häufig sind Personaler zusammen mit den Führungskräften auf der Suche nach Ansatzpunkten zur Verbesserung. Dabei wird, wie Umfragen zeigen, leider allzu oft die Sicht der Bewerber auf das eigene Recruiting außer Acht gelassen. Während im Handel das Kundenfeedback ein absolutes Muss darstellt, stellen Unternehmen nur selten die Frage danach.
Wie auch immer die Gründe für diesen Verzicht sind, die Sicht von außen auf das Recruiting eines Unternehmen ist eine wertvolle Quelle für Verbesserungen. Und für die Unternehmen, denen der Schritt zu einer systematischen Bewerberbefragung zu groß ist, beschreiben wir hier unsere Erfahrungen mit einer Newcomer-Befragung neu eingestellter Mitarbeiter zu ihren Erlebnissen und Eindrücken in der Bewerbungsphase. Natürlich gibt es zur Abrundung am Ende auch ein paar Tipps.
Wenn man es richtig angeht, gewinnt man aus einer Newcomer-Befragung richtig gute Hinweise zur Optimierung des eigenen Recruitings wie ich an folgenden Beispiel zeige.
Neue Mitarbeiter sind auch Ex-Bewerber – warum also nicht mal fragen
Bei einem Projekt zur Recruiting-Optimierung sollte auch die Bewerberperspektive einbezogen werden. Da kurzfristig ein Maßnahmenkatalog erarbeitet werden sollte, wurde auf eine systematische Bewerberbefragung verzichtet. Und so kam eine Newcomer-Befragung ins Spiel. Neu eingestellte Mitarbeiter wurden eingeladen, Rückmeldung zum erlebten Bewerbungs- und Onboardingprozess via vertraulichem Telefoninterview zu geben. Um die Bereitschaft zur Teilnahme an der Newcomer-Befragung zu erhöhen und eine objektive Interviewführung sicherzustellen, wurden die Interviews nicht durch Unternehmensvertreter, sondern extern organisiert durchgeführt.
Die Newcomer wurden über Sinn und Zweck der Newcomer-Befragung sowie über ihre Interviewpartner ausführlich informiert. Wer mitmachen wollte, konnte selbst einen Interviewtermin direkt mit dem externen Interviewpartner vereinbaren oder einen Link zur anonymen Online-Bewerberbefragung anfordern. Von den eingeladenen “Newcomern” haben sich ca. 50% zum Feedback bereiterklärt – übrigens haben alle dem Interview zugestimmt.
Viel Offenheit bei der Newcomer-Befragung und überraschende Ergebnisse
Die ehemaligen Bewerber und heutigen neuen Mitarbeiter haben sehr offen und umfangreich auf die gestellten Interviewfragen geantwortet und so vielfältige Hinweise zur Verbesserung gegeben. Auch wenn Sie als Leser nun nicht die konkreten Inhalte der jeweiligen Stellschrauben des Recruiting-Prozesses des hier beschriebenen Falls kennen, können die Aussagen der Newcomer auch Hinweise für Ihr eigenes Recruiting sein.
Feedback zu Stellenanzeigen
In Bezug auf Stellenanzeigen erinnerten sich die ehemaligen Bewerber an
- altbackene Formulierungen – ganz im Gegensatz zu der sonst präsentierten und gelebten Zukunftsorientierung des Unternehmens,
- optisch wenig ansprechende Anzeigen, die textlich überfüllt und aufgrund fehlender Bilder und Farbe als langweilig wahrgenommen wurden,
- eine detailverliebte Eigendarstellung des Unternehmens, die den Bewerber aber bzgl. wichtiger Informationen zu Aufgaben, Anforderungen und Arbeitgeberleistungen allein ließ; das wurde als Missverhältnis und fehlendes Interesse an den Fragen der Bewerber erlebt.
Rückmeldungen zur Karrierewebseite
Zur Karrierewebseite wurde zurückgemeldet, dass
- gewünschte Informationen wenn überhaupt nur mit erheblichem Suchaufwand zu finden waren,
- Detailinformationen zu Themen und Projekten, die in der Stellenanzeige benannt wurden, auf der Webseite nicht aufgegriffen wurden,
- die Webseite fast vollständig auf Kundenangebote ausgerichtet ist, Informationen zu Arbeitgeberleistungen aber weitgehend fehlen; das warf bei den Bewerbern die Frage nach der Bedeutung von Mitarbeitern für das Unternehmen auf.
Aussagen zum Bewerbermanagement
In Hinblick auf das Bewerbermanagement wurden u.a.
- Regeln zur Übermittlung von Bewerbungsunterlagen (alles in einer Datei, maximale Dateigröße) als eher abweisend und wenig bewerberfreundlich empfunden,
- Eingangsschreiben als sehr behördensprachlich wahrgenommen,
- im Eingangsschreiben wichtige Informationen zur Dauer bis zur nächsten Kontaktaufnahme, das Angebot von Nachfragen bei einem Ansprechpartner oder Hinweise zu eventuell fehlenden Unterlagen vermisst.
Auswahlprozess (Bewerbungsgespräche)
Die Erfahrungen zu diesem Prozess-Schritt zeigten z.B., dass
- bei Einladungen zum Bewerbungsgespräch wichtige Informationen vermisst wurden, z.B. Gesprächsteilnehmer oder Informationen zu Art und Anzahl weiterer Auswahlschritte,
- Gespräche in zu großen Räumen geführt wurden, so dass Bewerber eine gewisse räumliche Distanz zu den Interviewpartnern erlebten,
- Gesprächspartner teilweise unabgestimmt wirkten und dadurch das Gespräch als holprig erlebt wurde,
- ein nicht angekündigter Test am Ende des Gespräches als irritierend empfunden wurde,
- Bewerber wegen der großen Gesprächsanteile der Unternehmensvertreter kaum zu Wort kamen,
- bei mehreren Bewerbungsgesprächen die gleichen Fragen gestellt wurden und
- Gespräche weitgehend auf Small-Talk begrenzt waren.
Onboardingprozess
Hierzu wurde kritisch zurückgemeldet, dass
- die Zeit bis zum Vorliegen eines Vertragsentwurfs als zu lang erlebt wurde,
- die Vertragsgestaltung als sehr komplex und mit zu vielen Sondervereinbarungen wahrgenommen wurde,
- der Vertragsinhalt teilweise nicht dem zuvor Besprochenem entsprach.
Erfolgsfaktoren einer Newcomer-Befragung
Die Ergebnisse zeigen, welches Potenzial in einer Newcomer-Befragung steckt – insbesondere im Hinblick auf den Auswahl- und Onboardingprozess. Anders als bei Stellenanzeigen und Karriereseiten gibt es hierzu auch nur wenige Studien, aus denen man Tipps ziehen könnte. Daher kann ich auf Basis meiner Erfahrungen nur empfehlen, neue Mitarbeiter regelmäßig zu solchen Befragungen einzuladen. Damit diese angenommen werden und zu wertvollen Ergebnissen führen, haben wir diese Tipps für Sie:
- Achten Sie auf eine angemessene Befragungsdauer (ca. 0,5 Stunden).
- Die Befragung sollte innerhalb des ersten Beschäftigungsjahres idealer Weise nach Ende der Probezeit durchgeführt werden, um mehr Offenheit zu erreichen. Bieten Sie daher ein bis zwei Befragungstermine im Jahr an und laden Sie dazu die Newcomer mit beendeter Probezeit ein.
- Formulieren Sie die Fragen entlang des erlebten Recruitingprozesses und achten Sie auf professionelle Fragetechniken.
- Stellen Sie möglichst viel Vertraulichkeit her – durch eine anonyme Befragung oder durch Zwischenschalten einer vertrauensvollen Drittpartei.
- Setzen Sie die Hinweise in Taten um und kommunizieren Sie von Zeit zu Zeit intern darüber. So erfahren die Interviewten, dass Ihre Aussagen Gewicht hatten.
In dieser Form wird die Newcomer-Befragung zu einem Instrument, dass nicht nur zu einer kontinierlichen Qualitätssicherung und Optimierung des Recruitings führt, sondern auch nachhaltig auf das Arbeitgeberimage einzahlt.
* Auch wenn wir zu Gunsten der Lesbarkeit auf die gleichzeitige Nutzung aller Genderformen verzichten, meinen wir immer alle Geschlechter.
