Ob Online-Shopping, Ticket- oder Reisebuchung – wir kennen das alle: es gibt Anmeldeprozesse und Formulare, die einen in den Wahnsinn treiben können. Das gilt für Einkäufe, Buchungen und eben auch fürs Bewerben.
Wer hat das nicht schon erlebt?
Da hat man was Nettes im Online-Shop gesehen, könnte noch ein supergünstiges Ticket oder eines der letzten Zimmer im Hotel bekommen und dann kommt´s: zunächst die Registrierung mit allen möglichen persönlichen Daten und vielen Angaben zur Bestellung und möglichen Bestelloptionen. Oft ist nicht richtig klar, was abgefragt wird, Fehler und nicht übernommene Eingaben sind die Folge. Überhaupt fragt man sich zwischendurch, wieviele Angabe man noch machen muss. Und dann klickt man endlich auf Senden. Aber denkste: eine Fehlermeldung. Irgendetwas ist nicht richtig oder nicht vollständig ausgefüllt oder der Vorgang wird ganz abgebrochen mit dem netten Hinweis, es doch später noch einmal zu probieren. Ehrlich: ich habe dann schon keine Lust mehr und so manchen Vorgang dann doch sein gelassen oder mir einen anderen Weg zum Ziel gesucht.
So geht es auch vielen Bewerbern, wenn sie sich über Bewerbungsformulare auf eine Stelle oder initiativ bewerben wollen (oder müssen – weil dies die einzig angebotene Option ist). Wie kann man sich an diesem entscheidenden Punkt bewerberorientierter zeigen und erreichen, dass potenzielle Kandidaten über die Formularhürde springen und sich bewerben ohne gleich Bewerbungsformulare ganz in Frage zu stellen?
Das oben skizzierte Beispiel zeigt die größten Aufreger und damit wichtige Stellschrauben:
- Mangelnde Information und Transparenz
- Zeitintensiver Ausfüllaufwand
- Technische Probleme
Statt “Tu es oder lass es” Transparenz zeigen und um Vertrauen werben
Verlangen Sie von Bewerbern nicht, sich anzumelden oder mit der Dateneingabe im Bewerbungsformular loszulegen, ohne sie zu informieren über
- Umfang und voraussichtliche Dauer der Formularbearbeitung,
- Inhalte, die abgefragt werden,
- Einschränkungen, z.B. zu Dateiformaten oder Datei-Größen,
- Angaben zum weiteren Auswahlprozess,
- Datenschutzhinweise sowie
- Angaben zur weiteren Verwendung der Daten
Den Ausfüllaufwand so gering wie möglich halten
Zwei entscheidende Stellschrauben sind dabei der Umfang des Bewerbungsformulars an sich sowie die benutzerfreudliche Gestaltung.
- Beschränken Sie sich bei der Abfrage auf wesentliche Angaben und deklarieren Sie nur die wichtigsten Felder als Pflichtfelder.
- Nutzen Sie wenn möglich verschiedene Formulare für unterschiedliche Zielgruppen und fragen Sie darin nur die auf diese Zielgruppen passenden Informationen ab statt ein umfangreiches Einheitsformular einzusetzen.
- Gestalten Sie das Formular gut lesbar, d.h. mit einer klaren Struktur und eindeutigen Feldbezeichnungen sowie in einer ausreichend großen Schrift.
- Stellen Sie Ausfüllhilfen bereit wie z.B. auswählbare Antwortlisten, Kommentare zu Feldern, Eingabehinweise z.B. bei Datumsformaten oder stellen Sie ein CV-Parsing bereit (automatisches Auslesen von Informationen aus einem hochgeladenen Lebenslauf)
- Denken Sie auch an mögliche mobile Nutzungen und sorgen Sie dafür, dass die Eingabefelder groß genug und touchable sind.
Mögliche technische Probleme weitestgehend reduzieren
Nichts ist ärgerlicher als Eingaben mehrfach machen zu müssen, weil die Technik nicht mitspielt. Dem gilt es bei Bewerbungsformularen möglichst entgegen zu wirken.
- Bei der Eingabe von Informationen sollte man nicht auf Einschränkungen in der Syntax stoßen, d.h. nur bestimmte Schreibweisen oder Zeichen verwenden dürfen.
- Der Upload von Unterlagen sollte nicht an Dateiformaten oder Dateigrößen scheitern oder weil man die Unterlagen nicht in der gewünschten Form komprimiert oder differenziert hat.
- Sollte es bei der Eingabe zu Fehlern kommen, ist es hilfreich, wenn diese direkt angezeigt und mit Hinweisen versehen werden. Dazu bieten sich hinterlegte Plausibilitätschecks an.
Der Anonymität und Formalisierung entgegenwirken
Neben diesen Punkten gibt es bei Bewerbungsformularen noch ein weiteres großes Hemmnis und das ist die Abneigung gegen Gleichmacherei. Bewerber möchten nicht in ein Schema gepresst sein, sondern als Individuen wahrgenommen und wertgeschätzt wissen. Auch wenn ein Formular immer ein Formular bleibt, man kann etwas Individualität hineinbringen:
- Machen Sie im Rahmen des Onlineformulars Individualisierungsangebote z.B. durch Freitext-Felder oder erweiterte Upload-Angebote (Bewerbervideo, Arbeitsprobe etc.).
- Fragen Sie aktiv am Ende des Formulars nach: Sollten Sie noch etwas wissen, was bisher noch nicht angegeben oder beschrieben wurde? Lassen Sie ausreichend Raum zur Antwort.
- Zeigen Sie als Unternehmen Gesicht. Nennen Sie einen Ansprechpartner mit Namen, Kontaktdaten und Funktion, idealerweise auch mit Foto, den man bei Rückfragen ansprechen kann.
- Sprechen Sie den Bewerber im Formular an: Begrüßung, Fortschrittsmeldung oder Verabschiedung sind gute Möglichkeiten dafür.
Damit Sie aber auf keinen Fall einen interessierten und vielleicht interessanten Kandidaten nur wegen einem Bewerbungsformular verlieren, ist unsere klare abschließende Empfehlung: bieten Sie immer auch andere Bewerbungsmöglichkeiten und dabei insbesondere die bei Bewerbern beliebte Email-Bewerbung an.
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* Auch wenn wir zu Gunsten der Lesbarkeit auf die gleichzeitige Nutzung aller Genderformen verzichten, meinen wir immer alle Geschlechter.
