Auf Xing bin ich kürzlich auf den Forenbeitrag “Nutzerfreundliche Bewerberportale – für wen eigentlich?” gestoßen und lese eine Beschreibung zur Eingabe in ein Online-Bewerbungsformular, die einem die Haare zu Berge stehen lässt. Das ist längst nicht die einzige Beschwerde, die ich in letzter Zeit wahrnehme oder mir persönlich im Rahmen von Bewerbungsverfahren zu Ohren kommen.
Interessant ist, dass inzwischen Fallbeispiele solch negativer “Candidate Experience” nicht nur unter Freunden ausgetauscht, sondern öffentlich gemacht werden. So konnte man vor Kurzem in einem Blog-Post zur Real Candidate Experience den Erlebnisbericht eines vermeintlich gesuchten Bewerbers lesen und gestern auf twitter ein Gespräch verfolgen (Gespräch 1 und Gespräch 2), in dem ganz konkret ein Arbeitgeber kritisiert wird. Das Unternehmen hatte nach einem Vorstellungsgespräch nicht mehr reagiert und vorher wohl auch die Bewerbungsunterlagen verloren.
Bleiben wir aber heute mal bei dem Problem der Online-Bewerbungsformulare. Das anfangs genannte Beispiel ist kein Einzelfall. Da wundert es wirklich nicht, dass Umfragen immer wieder zeigen, dass Bewerber sich bevorzugt per Email und nicht per Online-Formular bewerben (z.B. Monster Bewerbungspraxis 2014: 77,9% bevorzugen Email; 20% einer Crosspro-Research-Umfrage sagen, ein Online-Formular hält sie von einer Bewerbung ab). Unweigerlich stelle ich mir die Frage, ob Unternehmen sich bewusst sind, wie sehr eine Erfahrung wie die der Foren-Beitragsschreiberin gute und interessante Bewerber zum Abbruch der Bewerbung treibt oder auf den möglichen weiteren Auswahlprozess einen Schatten wirft und im Zweifel sogar zur negativen öffentlichen Kommunikation über die gemachte Erfahrung bewegt.
Dabei ist es eigentlich gar nicht so schwer, die Online-Bewerbung kunden- sprich kandidatenorientiert zu gestalten. Aus der Praxis für die Praxis habe ich folgende Tipps dazu zusammengestellt:
Erreichbarkeit
- Stellen Sie sicher, dass das Online-Bewerbungsformular über alle gängigen Internetbrowser und Devices angezeigt wird und auch alle integrierten Funktionen (z.B. upload, Kommentare etc.) funktionieren.
- Integrieren Sie wo immer möglich in Online-Stellenanzeigen oder Postings in Sozialen Netzwerken Direktlinks auf das Online-Bewerbermanagementsystem. So “Schmieden Sie das Eisen solange es heiß ist”. Bewerber, die erst einmal Ihre Karrierewebseite aufrufen und hier die Formulareingabe suchen müssen, gehen auf dem Weg gerne mal verloren.
Information
- Informieren Sie die Kandidaten vor Start des Bewerbungsprozesses über den Umfang des Online-Bewerbungsformulars, die geschätzte Dauer der Eingabe sowie das weitere Vorgehen anschließend. Geben Sie auch notwendige Ausfüllhilfen (z.B. Hinweise, wenn Datei-Uploads zahlen- oder größenmäßig begrenzt sind), damit Bewerber den zusätzlichen Aufwand einschätzen können. Diese Infos kann man z.B. als FAQs verfassen oder aber auch in einem kurzem Video präsentieren.
- Zeigen Sie Bewerbern, dass Sie Wert auf Datenschutz legen. Informieren Sie über die mögliche Verschlüsselung der Datenübertragung, die Speicherdauer und die Verwendung der Daten und ggf. ihre Weitergabe z.B. an eingebundene Dienstleister.
Usability
Halten Sie die Online-Bewerbungsformulare sehr schlank und die Zahl der Felder, die manuell gefüllt werden müssen, klein; eine aktuelle Umfrage zeigt, wie lange Bewerber bereit sind, eine Online-Bewerbung auszufüllen Diese Angaben sollte man zum Maßstab nehmen.
- Der manuelle Ausfüllaufwand lässt sich z.B. reduzieren durch
- eine begrenzte Informationsanforderung. Lassen Sie nur Felder ausfüllen, die für die Stelle/Funktion relevant sind; idealerweise setzen Sie kein Einheitsstandardformular ein, sondern differenzierte Formulare nach bestimmten Bewerberzielgruppen (z.B. Auszubildende, Absolventen, Professionals, Führungskräfte).
- den Einsatz eines CV-Parsings (Texterkennung von Lebenslaufdaten, die automatisch in die vorgegebenen Felder aus einem hochgeladenen Lebenslauf eingetragen werden und nur noch geprüft und ggf. korrigiert werden müssen)
- das Angebot einer One-Click-Bewerbung. Dies ist eine Funktionalität, mit der Bewerberdaten aus Social-Media-Profilen per Klick in das Bewerbungsformular eingelesen werden können und so eine manuelle Eingabe nicht mehr notwendig machen.
- Stellen Sie die Eingabefelder thematisch zusammen und gönnen Sie den Themengruppen Überschriften; das erleichtert den Formularüberblick und strukturiert die Eingabe.
- Bieten Sie Individualisierungsoptionen an, z.B. durch
- Freitext-Felder, in denen man als Bewerber beliebige weitere Informationen hineinschreiben kann;
- durch ein “Goldenes Tor”, d.h. eine weit offen gestellte Frage, mit deren Beantwortung der Bewerber erkennt, dass sein Intellekt gefragt und seine persönliche Meinung gewünscht ist (z.B. Was sind aus Ihrer Sicht die drei wesentlichen Trends in diesem Aufgabenbereich und wie möchten Sie diese angehen?)
- weitere Upload-Optionen für Dateien, die über die üblichen Bewerbungsunterlagen hinausgehen.
- Stellen Sie sicher, dass möglichst viele Dateiformate hochladbar sind; insbesondere sollte der Upload von pdf, txt, rtf, doc, docx, jpg, gif und png möglich sein. Geben Sie auch die Möglichkeit, eine Gesamtbewerbung hochzuladen und bestehen sie nicht auf Einzeldokumenten für Lebenslauf, Anschreiben, Foto etc.
- Vermeiden Sie Einschränkungen in der Syntax; Umlaute, Sonderzeichen, Datumsformate sollten beliebig nutzbar sein.
- Begrenzen Sie die Upload-Größe möglichst nicht oder seien Sie sehr großzügig in den Begrenzungen, damit vorhandene Dateien problemlos hochgeladen und nicht erst komprimiert werden müssen.
- Lassen Sie eine flexible Eingabe zu, d.h. einzelne Felder können übersprungen werden, ohne dass direkt eine Fehlermeldung aufgeht.
- Bieten Sie eine Möglichkeit an, ggf. noch fehlende Daten oder Dateien später nachzupflegen (z.B. über ein Benutzerkonto).
Interaktivität
- Ermöglichen Sie durch Angabe einer Ansprechpartners und seiner Kontaktdaten eine persönliche Kontaktaufnahme z.B. bei technischen Schwierigkeiten oder bei persönlichen Fragen zur Bewerbung.
- Geben Sie Ausfüllhilfen durch Kommentarzeilen oder Mouse-Over-Einblendungen, z.B. zu speziellen Datumsformaten, Uploadgröße oder -formate oder Beispiele wie z.B. Kategorisierung von Sprachlevels
- Verwenden Sie einen Fortschrittsanzeiger, der angibt wie weit man mit den Eingaben bereits ist.
- Stellen Sie eine Bestätigung des Bewerbungseingangs möglichst unmittelbar sicher. Das erwarten Bewerber und ist in den meisten Bewerbermanagement-Systemen automatisiert möglich.
Wer jetzt sagt: “Wer wirklich Interesse an der Stelle hat, der wird sich durch ein Formular nicht abschrecken lassen. Alle anderen wollen wir eh nicht haben.” Hier bitte nicht Interesse an Stelle mit Erwartung an einen wertschätzenden Umgang verwechseln! Und wem diese Hinweise in der Umsetzung zu mühevoll sind, der sollte ggf. ganz auf ein Online-Bewerbungsformular verzichten und einfach die gute alte Email-Bewerbung erbitten. Denn dieser Köder schmeckt dem Fisch garantiert, während nur 8,6% der Bewerber eine Formularbewerbung bevorzugen (vgl. Monster Studie Bewerbungspraxis 2014).
Und wer das Thema beherzt angehen möchte, der kann sich an guten Beispielen orientieren. Das aktuelle Ranking von Potentialpark Top Online Application 2014 nennt Unternehmensbeispiele.
Ergänzender Lesestoff
Böck, Ruth: Optimierung von Online-Bewerbungsformularen. In: Die Ausbilder, 1/2015, S. 5-8.
von Bloggerkollegen:
Mats blog vom 17.03.2014: Sehr geehrtes Bewerbungsformular
Blog personalmarketing2null vom 27.11.2013: Bewerbermanagement-Systeme: Mit simplen Online-Formularen, CV-Parsing und One-Klick-Bewerbung beim Bewerber (und Recruiter) punkten
Blog buckmanngewinnt vom 04.08.2012: Seitenblicke: Der Smokey Joe der Bewerbungswege: Das online-Bewerbermanagementsystem.
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* Auch wenn wir zu Gunsten der Lesbarkeit auf die gleichzeitige Nutzung aller Genderformen verzichten, meinen wir immer alle Geschlechter.
